BD : Partenaire dans la mise en place d'une solution de digitalisation de la phase pré-analytique

Pouvez-vous nous dire qui est Bionext ?

Jeune structure dans le paysage de la biologie médicale luxembourgeoise et européenne, regroupant environ 60 sites de prélèvement répartis au Luxembourg et un service de prélèvement mobile (ponctuel, sans frais et à l’adresse du choix du patient) autour d’un plateau technique central. La création s’accompagnait d’une volonté de proposer toujours plus de nouveaux services à nos patients, aux médecins prescripteurs et aux partenaires, qui peuvent être des entreprises, des fédérations sportives ou encore différentes institutions.

Dans quel objectif stratégique global s’inscrit votre projet ? Pouvez-vous nous le décrire ?

Notre objectif était de développer la digitalisation la plus poussée possible au niveau du pré-analytique, grâce à une application mobile et un site web de services créés sur mesure. Le fonctionnement classique d’un centre de prélèvement implique un SIL pour le suivi de dossier par les secrétaires, la sortie d’étiquettes à coller sur les tubes. Nous voulions nous affranchir de cela. Notre service informatique a donc développé à façon tout un écosystème de santé numérique, myLAB, qui permet pour les médecins la ePrescription intégrée à leur logiciel de cabinet médical et pour le patient, outre l’accès aux résultats par voie digitale en temps réel, le préenregistrement (avec ou sans ordonnance incluant alors le pré-paiement en cas d’analyses non prises en charge). Via la procédure de préenregistrement avant le prélèvement, les patients obtiennent un QR-code qu’ils présentent directement aux préleveurs. Le secrétariat n’est plus nécessaire en centres de prélèvement. L’infirmière scanne le QR-code et visualise les analyses et les prélèvements à réaliser. Elle a accès à un questionnaire dynamique, en rapport avec les analyses de chaque patient. Les tubes à prélever sont présentés dans l’ordre de prélèvement. C’est à cette étape qu’intervient BD : les prélèvements sont réalisés grâce aux tubes avec code-barres Vacutainer® de BD. Plus besoin de coller d’étiquettes, les codes-barres sont directement scannés dans l’interface. La demande est sécurisée : chaque tube présente dans son code à barres une clé qui indique la nature de l’échantillon. Ainsi il n’est pas possible de scanner un tube d’une autre nature que celle attendue. Le but de tout ce nouvel environnement est de repenser l’accueil du patient en centre de prélèvement mais aussi avec notre service mobile, avec un gain de temps qui permet aux préleveurs de réellement se concentrer sur la relation avec le patient.

Quelles ont été les différentes étapes du déploiement du projet ?

La rédaction d’un cahier des charges précis a permis à l’équipe informatique de développer l’interface myLAB Nurse conformément au besoin des utilisateurs.

Le déploiement a ensuite eu lieu centre par centre, à partir de novembre 2020 pour tous les prélèvements Covid, réalisés à 100 % sur l’interface. À partir d’avril 2022, l’interface a été mise en production pour l’ensemble des prélèvements, avec une montée en puissance progressive sur les différents centres. Une accélération du déploiement a eu lieu en août, avec l’introduction des tubes BD, dès qu’ils ont été disponibles. Nous avons donc maintenant un recul de deux ans sur l’interface et de six mois sur les prélèvements sanguins.

Avec le recul y a-t-il des choses qui auraient pu se faire différemment ?

Pas vraiment, nous avions construit toute notre solution autour de ces tubes pré-codes-barrés, les deux projets ont été menés en parallèle. L’interface était donc prête pour accueillir les tubes et les utilisateurs en forte attente de ceux-ci. Nous n’avons pas eu de blocage et nous avons la chance d’avoir notre équipe informatique qui peut immédiatement répondre aux besoins. Nous récoltons les demandes du terrain et les mises à jour sont fréquentes. Notre seule crainte était de perdre le lien entre le dossier du patient et les tubes. En 2020, pour les échantillons Covid nous avons, pendant quelques jours, gardé des traces papier de tous les prélèvements. Nous avons vite arrêté car il n’y a jamais eu le moindre problème ! C’est toujours le cas aujourd’hui, après le traitement de plusieurs centaines de milliers de tubes. Le système est très robuste.

Quels sont les résultats ? Les changements avec le plus d’impact pour le laboratoire ?

Nous n’avons pas encore les résultats de l’étude chiffrée cependant, les utilisateurs nous font remonter beaucoup de commentaires positifs sur l’accompagnement “pas à pas”, l’ergonomie de la solution et la mise à disposition de tubes pré-codes-barrés. La simplicité est une plus-value avec le turn-over en personnel dans nos structures et le gain de temps est notable. La prise en charge était de 7-8 min et elle est aujourd’hui inférieure à 2 min pour les gestes techniques, ce qui libère du temps pour la relation avec le patient. Les patients pointent aussi ce gain de temps, ils sont sensibles également au questionnaire adapté, moins intrusif. L’épargne sanguine, qui a été travaillée en adaptant le volume des tubes présentés au volume nécessaire à la réalisation technique des analyses (volume mort et volume de pipetage sont interprétés pour ne prélever que le strict minimum), est également remarquée par les patients qui apprécient. En plus de ces changements organisationnels et ergonomiques nous avons aussi déjà des impacts économiques et écologiques. Plus de papier, moins de tubes, de plus petits volumes à analyser, cela a un impact sur toute la chaine : moins de colis pour les coursiers, moins de manipulations sur le plateau technique, moins de déchets à éliminer. Au final, le temps de rendu de résultats est aussi amélioré.

Pensez-vous que ce genre de solution peut concerner tous les laboratoires et quels conseils auriez-vous à donner ?

Selon moi cette solution est applicable à tout laboratoire souhaitant digitaliser sa prise en charge, améliorer la fluidité sur le plateau technique et le TAT. Notre solution myLAB, couplée aux tubes BD, est accessible à d’autres laboratoires et peut être interconnectée avec tous les SIL. Ma recommandation aux laboratoires serait de ne pas se décourager, de se faire accompagner par des équipes informatiques et de ne pas hésiter à demander conseil à des laboratoires qui ont sauté le pas. Nous sommes parmi les premiers en Europe à l’avoir fait.

Quelles sont les prochaines étapes et selon vous le parcours idéal de l’échantillon ?

Le parcours idéal commence avec le patient. De plus en plus demandent à être autonomes. L’objectif du point de vue du patient est une prise en charge avant le prélèvement, réalisable de n’importe où, ainsi que l’obtention digitale des résultats. Pour nous les étapes suivantes sont la vérification de nos indicateurs, début 2023, afin de mesurer précisément les gains et de voir si des adaptations sont nécessaires. Nous souhaitons étendre l’utilisation des tubes pré code-barrés à l’ensemble de nos analyses. BD travaille aussi en permanence à améliorer la lisibilité et la praticité des étiquettes. Nous avons aussi deux projets innovants en développement. Nous sortons du modèle unique du centre de prélèvement avec une offre mobile à destination de tous (pas uniquement de ceux qui ne peuvent pas se déplacer) ponctuelle et sans frais pour le patient. Il est tout à fait possible d’être prélevé sur son lieu de travail par exemple. Ce nouveau modèle est très apprécié par les patients. Dernière innovation, la ePrescription, déjà disponible via myLAB et interfacée dans les principaux logiciels de cabinets médicaux luxembourgeois, déployée au niveau national au Luxembourg permettra aux patients de ne plus manipuler d’ordonnances. Ils n’auront qu’à se présenter au laboratoire avec leur carte de sécurité sociale et leur QRCode.

Source : données internes au laboratoire Bionextlab

*Publireportage réalisé avec le support de la société Becton Dickinson